Conditions générales de vente
FICHIER – ROUTAGE – MAILING FAX – EMAILING
Les présentes conditions de vente sont conformes aux recommandations du Syndicat National de la Communication Directe (SNCD – 69, rue de la Boétie – 75008 PARIS) et de l’Union Française du Marketing Direct (UFMD – 60, rue de la Boétie – 75008 PARIS).
Rappel concernant les fichiers
Le client reconnaît disposer de la compétence nécessaire pour procéder au choix du fichier et notamment apprécier la qualité de ce dernier et son adéquation à la clientèle qu’il souhaite prospecter eu égard au message qu’il entend adresser. En conséquence, le client est seul responsable de la sélection et de la commande des fichiers permettant de répondre à ses besoins en termes de prospection commerciale, et ne saurait en aucun cas mettre en jeu la responsabilité de PROMOTION SERVICES.
Location ou mise à disposition pour un usage unique
De convention expresse entre les parties, le client est locataire des fichiers dont la description figure aux conditions particulières correspondantes. A ce titre, le client dispose uniquement d’un droit d’utilisation desdits fichiers à l’exclusion de tout autre droit. Le droit d’utilisation du fichier s’entend du droit pour le client d’utiliser les éléments du fichier pour un usage unique à l’occasion d’une seule opération promotionnelle et pour un seul message. Le client s’engage à ne pas recopier, garder ou réutiliser de quelque façon que ce soit. Le non-respect de cet engagement entraînera automatiquement la refacturation à l’identique de la location de fichier.
Mise à disposition pour usages multiples
La mise à disposition avec droit de consultation implique la communication des adresses au client pour des utilisations multiples. Par utilisation multiple, on entend toute communication propre au client sans limitation du nombre. La communication des adresses n’entraîne cependant pas le transfert de propriété. Il est dont expressément interdit au client de rétrocéder tout ou partie de ce fichier à un tiers, à titre onéreux ou gracieux. Par tiers, il est entendu toute personne physique ou morale non signataire de la commande. Le client devra limiter les utilisations du fichier à celles non expressément interdites par le propriétaire du fichier. Il est rappelé au client que la mise à disposition des adresses entraîne l’obligation pour l’acquéreur de déclarer le fichier reçu à la CNIL, dans le cadre des dispositions de la loi.
Adresse témoin
Le propriétaire du fichier est autorisé à introduire des « adresses témoin » dans le fichier fourni dans le but de vérifier la conformité de l’utilisation des adresses fournies avec les termes prévus au présent contrat.
Article 1 – Propriété – Déclaration CNIL
Les fichiers sont la propriété exclusive de PROMOTION SERVICES. Ils ont été déclarés à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL – sous le numéro 1572705).
Article 2 – Acceptation et annulation de commande
Toute commande emporte adhésion sans réserve à nos conditions générales de vente. Les conditions d’achat de nos clients ne nous engagent que si elles sont acceptées par nous-mêmes et par écrit. Lorsque la transmission d’une commande est réalisée par téléphone, elle ne peut être admise qu’à titre exceptionnel. Nous déclinons toute responsabilité en cas de non-exécution de cette commande. Nous nous réservons le droit de refuser une commande de prestations non conforme à la législation ou à la déontologie de notre profession. Les annulations et reports doivent nous parvenir au maximum 48 heures après envoi de la commande et en tout état de cause nonobstant ce délai, au minimum 48 heures avant la date de livraison prévue sur la commande. Dans le cas contraire, l’intégralité de la commande sera facturée de plein droit.
Article 3 – Obligations de PROMOTION SERVICES
OBLIGATION DE MOYENS : La société PROMOTION SERVICES, en tant que propriétaire et gestionnaire des fichiers, est liée à ses clients par une simple obligation de moyens et non de résultats. En raison des contraintes techniques liées à leur exploitation, les fichiers proposés ne peuvent jamais être exhaustifs. La qualité des fichiers n’est garantie que pendant une durée de trois mois à compter de la livraison.
DELAIS DE LIVRAISON : Les délais de livraison ne sont donnés qu’à titre indicatif et les éventuels retards ne donnent pas droit à réclamations de «dommages et intérêts» en particulier en cas de grève ou troubles, lesquels seraient considérés comme un cas de force majeur. De plus un retard de livraison ne pourra entraîner le droit d’annuler la commande.
Article 4 – Obligations du client
CHOIX DES FICHIERS : le client reconnaît disposer de la compétence nécessaire pour procéder au choix du fichier et notamment apprécier la qualité de ce dernier et son adéquation à la clientèle qu’il souhaite prospecter eu égard au message qu’il entend adresser. En conséquence, le client est seul responsable de la sélection de la commande des fichiers permettant de répondre à ses besoins en termes de prospection commerciale, et ne saurait en aucun cas mettre en jeu la responsabilité de PROMOTION SERVICES à ce niveau. Le client de PROMOTION SERVICES n’a aucun droit de propriété sur les fichiers qui lui sont transmis. En conséquence, il s’interdit la duplication, même partielle, par quelque procédé que ce soit, des fichiers qui lui ont été adressés par PROMOTION SERVICES et ce même à titre gratuit. Toute commande passée par un client doit être accompagnée des conditions générales de vente dûment signées. Afin de contrôler l’utilisation des adresses, PROMOTION SERVICES inclut dans ses fichiers des adresses témoins et des références de date d’édition des fichiers.
TRANSPORT : Toutes nos marchandises sont vendues réputées prises en nos locaux ou ceux désignés explicitement par nos soins. Elles voyagent aux frais risques et périls du client quel que soit le mode de transport ou de règlement. Le port et l’assurance sont facturés en sus selon débours. En cas d’avarie, de perte ou de retard, il appartient au destinataire d’exercer son recours contre les transporteurs, et par conséquent de prendre à la livraison les mesures prévues par la loi pour conserver ce recours.
MESSAGE : Le client rédige lui-même le message qu’il entend adresser aux personnes figurant dans le fichier loué, il en assume la pleine responsabilité tant sur le plan du contenu que de sa présentation.
Article 5 – Remboursement des retours postaux – PND
Les us et coutumes de la profession acceptent une tolérance de 5% des plis n’arrivant pas à leurs destinataires. Ce taux est porté à 10% sur la cible spécifique des associations culturelles compte tenu de leur fragilité accentuée par la crise de 2020/2021. Dans le cas d’une location de fichiers sur étiquettes autocollantes ou enveloppes, le client se verra rembourser 0.30 € TTC l’adresse sous forme d’avoir valable sur une prestation future quel que soit le taux de retour pour « Pli Non Distribuable » à l’exception des envois refusés par le destinataire et envoyés dans les 3 mois qui suivent la livraison des fichiers. Dans le cas du routage, il se verra remiser au-delà de 5% de NPAI, une fois la valeur locative des adresses non parvenues, sous réserve que la demande en soit faite expressément dans un délai de trois mois suivant la livraison et que les adresses reconnues soient mises à la disposition de PROMOTION SERVICES à fin de traitement.
Article 6 – Conditions de règlement
Pour les locations ou la vente de fichiers quel que soit le support retenu (listing, location, enveloppes, étiquettes autocollantes…) toute commande doit être accompagnée de son règlement ou sera envoyée après prélèvement bancaire. Pour les opérations de routage (fourniture d’enveloppes, mise sous pli, affranchissement), les commandes devront être accompagnées des présentes conditions générales de vente dûment signées. Aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé du solde. En cas de retard de paiement seront exigibles, conformément à l’article L441-6 du code du Commerce, une indemnité calculée sur la base du taux d’intérêt légal en vigueur, majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 Euros.
Par ailleurs, si vous souhaitez un dépôt de facture sur le portail Chorus Pro, merci de nous en informer au moment de la commande et de nous transmettre l’intégralité des informations nécessaires. Le non-respect de cette consigne entraînera une pénalité de 10% du montant de la facture, pour allongement des délais de règlement contractuels.
Article 7 – Routage
La société PROMOTION SERVICES peut sur demande du client et à ses frais assurer le routage des expéditions. Dans cette hypothèse, la société PROMOTION SERVICES s’engagera sur des délais d’expédition. Ces délais engageront PROMOTION SERVICES dans la mesure, d’une part, d’une livraison complète des documents à expédier 10 jours au moins avant la date d’envoi, et d’autre part, du versement dans le même délai d’un acompte sur frais de routage conforme au montant demandé par PROMOTION SERVICES. Sauf instruction écrite et préalable du client, les reliquats seront détruits une semaine après l’envoi des documents. Dans le cas où le client souhaiterait que les reliquats lui soient retournés, les frais de retour seront à la charge du client.
Conditionnement des documents confiés à PROMOTIONSERVICES : les colis devront porter clairement le nombre de documents livrés par type de document. PROMOTION SERVICES ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte ou avaries lors du transport par un tiers. Seule la responsabilité du transporteur sera recherchée.
Article 8 – E-mailing
PROMOTION SERVICES respecte la charte de l’e-mailing UFMD relative à l’utilisation des coordonnées électroniques à des fins de prospection directe. Les adresses utilisées sont celles de personnes morales et peuvent comporter des noms de personnes physiques. PROMOTION SERVICES veille à ce que le message adressé présente un caractère professionnel en relation avec la fonction que la personne exerce dans l’entreprise ou l’organisme privé ou public. Tout message électronique de prospection directe envoyé par PROMOTION SERVICES comporte un lien de désinscription.
PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL : PROMOTION SERVICES déclare que les fichiers cibles qui seront utilisés au titre des prestations commandées par le Client, ont été constitués conformément à la réglementation française et européenne en vigueur applicable à la protection des données à caractère personnel.
PROMOTION SERVICES est responsable du traitement de données à caractère personnel mis en œuvre ayant pour finalité exclusive la réalisation d’une opération d’e-mailing conformément aux instructions exprimées par le Client. A ce titre, PROMOTION SERVICES s’engage à respecter les obligations définies par la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel.
Article 9 – Litige
Tous litiges ne pouvant être traités à l’amiable seront portés devant les tribunaux du siège de la société PROMOTION SERVICES.
Article 10 – Conditions générales de vente
Toute commande passée confirme l’acceptation des conditions générales de vente.
14/10/2009